Рекомендації для успішної та ефективної комунікації електронною поштою
Якщо Ви хочете успішно та ефективно спілкуватися електронною поштою, вам слід дотримуватися наступних рекомендацій:
-
використовуйте "серйозну" адресу електронної пошти!
Використовуйте авторитетну електронну адресу для електронного листування з університетом. Багато викладачів вважають, що важливо мати можливість прочитати ім'я відправника з адреси електронної пошти. Тому використовуйте як імена, так і прізвища ("Прізвище. Ім'я. Прізвище", або "В. Прізвище" чи подібне). Фантастичні імена, клички, жартівливі адреси і все, що може здатися несерйозним, не підходять для спілкування електронною поштою в університеті. Такі листи не сприймаються серйозно і тому не читаються, часто потрапляють до папки "Спам".
-
сформулюйте назву листа!
Викладачі університету щодня отримують багато електронних листів. Для того, щоб вони могли швидко розпізнати, які листи є важливими, важливим є не лише ім'я відправника, але, перш за все, тема листа. Тому бажано формулювати змістовну назву, з якої зрозуміло про що йдеться в електронному листі. Зміст електронного листа має бути виражений у темі ключовими словами. Слід уникати таких висловлювань, як "Питання" або "Прохання", або уточнювати їх. Замість слова "Питання" можна написати безпосередньо питання, але за необхідності скорочено, в темі листа, а потім сформулювати деталі в самому повідомленні (наприклад, Питання щодо усного іспиту на тему ...).
-
завжди починайте своє повідомлення з привітання!
Кожен контакт електронною поштою має починатися з привітання. Привітання, яке Ви використовуєте, залежить від рівня Вашого знайомства з викладачем. При першому контакті, як правило, слід також використовувати вчені звання у привітанні. Однак звичаї відрізняються від університету до університету та від факультету до факультету. Після привітання ставиться кома і залишається пробіл в один рядок. Потім напишіть перше слово з малої літери, якщо це не іменник, наприклад
Шановний професоре докторе Мюллер,
Я беру участь у семінарі [...] і маю питання щодо усного іспиту.
-
будьте стислими!
Електронна пошта не є належною формою зв'язку для детальних питань. Коротко і точно опишіть Вашу проблему. Зміст електронного листа має бути розроблений таким чином, щоб викладач міг швидко отримати загальне уявлення про нього. Тому найважливіша інформація повинна бути видимою з першого погляду. Хто ви? Чому Ви пишете цей лист? Що вас турбує? Чи є необхідність у діях з боку викладача? Чи є часові рамки, яких потрібно дотримуватися?
-
використовуйте ввічливу мову!
"Konjunktiv II", "модальні дієслова" та слово "bitte" роблять будь-яке питання чи прохання більш ввічливим.
-
утримайтеся від вживання зайвих слів!
Смайлики та емоджі, які використовуються в приватних листах, не притаманні в університетському електронному спілкуванні, і їх слід уникати.
-
закінчуйте свій лист відповідною прощальною фразою!
Закривайте лист прощальною фразою. Утримуйтесь від використання таких скорочень, як "LG", "VG" або "MfG". Заключна формула "Щиро Ваш" завжди є правильною. Залиште по одному вільному рядку до і після і вкажіть своє повне ім'я.
-
перевірте своє повідомлення на граматику та орфографію!
Звертайте увагу на формальні аспекти у своїх листах. Перед відправкою ще раз вичитайте свій електронний лист і перевірте орфографію, граматику та пунктуацію.
Приклади
Нижче наведено перелік зразків електронних листів, згрупованих за темами, які допоможуть Вам у написанні листів.