Request for extension of time
Situation
You have not managed to complete your term paper on time for various reasons. Now you have only one week left until the deadline, and you are under a lot of time pressure. Since you do not want to submit a mediocre paper, you go to your instructor's office hours and explain to her/him the reasons why you cannot meet the submission deadline, and you would like to ask her/him for an extension.
Hintergrundinformation
In Germany, but especially in the university context, not meeting deadlines is not well regarded. Therefore, it is important to present the request "Request for extension of deadline" in a convincing manner and to do so politely, i.e., to introduce your request appropriately and to state possible reasons concisely but comprehensibly. The request should be made in a timely manner, i.e., not on the day of submission. Also note that an extension of time need not be granted in every case.
Tip
Consider a timely, specific, and realistic submission date to propose to the instructor. At the end of the meeting, reiterate the new deadline for your paper.
In the opening phase, you should briefly introduce yourself after the greeting. Self-introduction is an important orientation for instructors. It is very important that you explicitly state your concern at the beginning of the conversation and state your goal of the conversation as directly as possible.
Greet each other
- Guten Morgen/Tag, Frau/Herr [...]
- Guten Tag, [Herr Doktor /Frau Professorin/ ...]
Introduce yourself
- Ich heiße [...] und besuche [Ihr Seminar .../Ihre Veranstaltung ...]
- Mein Name ist [...] und ich besuche bei Ihnen das Seminar [...]
- Ich bin [...] und ich war [letzte Woche] bei Ihnen und da haben wir das Thema meiner Hausarbeit festgelegt.
- Mein Name ist [...], und ich war [vor zwei Wochen] wegen [meiner Hausarbeit] bei Ihnen in der Sprechstunde.
State concern
- Ich möchte mich mit einer Bitte an Sie wenden: es geht um die Abgabefrist meiner Hausarbeit.
- Ich hätte eine Bitte. Es geht um den Abgabetermin meiner Hausarbeit.
- Es geht um meine Hausarbeit, die ich nächste Woche bei Ihnen einreichen soll.
- Ich habe ein Problem. Es geht um [meine Hausarbeit].
The core phase of a consultation depends on many factors and includes correspondingly different components and can therefore only be recorded here as an example.
Introducing concerns
- Ich fürchte, dass ich es nicht schaffen werde, meine Abschlussarbeit fristgerecht einzureichen.
- Ich glaube, dass ich es nicht schaffe, die Arbeit in dieser Woche abzuschließen/fertigzustellen.
- Ich fürchte, ich schaffe es nicht, die Arbeit rechtzeitig abzugeben.
- Ich schaffe es leider nicht, meine Hausarbeit termingerecht fertigzustellen,
- Leider haben sich bei mir ein paar Probleme ergeben, so dass ich die Arbeit nicht bis nächste Woche einreichen kann.
- Leider habe ich mich mit der Zeit verschätzt. Ich werde es nicht schaffen, die Arbeit fristgerecht abzugeben.
Give reasons
- Ich war leider zwei Wochen krank und konnte nicht an der Arbeit weiterarbeiten, so dass ich jetzt im Verzug bin.
- Ich habe am Anfang des Semesters ein vierwöchiges Praktikum absolviert, was mich zeitlich sehr in Anspruch genommen hat.
Acceptance of possible objections
- Ich weiß natürlich, dass der letzte Abgabetermin für die Hausarbeit vier Wochen nach Semesterende ist, aber [...]
- Es tut mir leid, dass ich jetzt darum bitten muss. Aber ich habe keine andere Lösung / es geht leider nicht anders.
Formulate/present request
- Deshalb wollte ich Sie fragen, ob ich vielleicht eine Fristverlängerung bekommen könnte.
- Könnten Sie mir bitte einen späteren Abgabetermin einräumen?
- Könnten/Würden Sie mir bitte eine Fristverlängerung für die Abgabe der Hausarbeit geben?
- Ich wollte Sie daher um eine Fristverlängerung für die Abgabe meiner Arbeit bitten
- Könnten Sie mir noch eine Verlängerung gewähren/geben?
- Wäre auch ein (etwas) späterer Abgabetermin möglich?
The end of the consultation is generally introduced by a substantive conclusion of the conversation and ended with a thank you and a greeting. Here, the extent and nature of the expression of thanks depends on the concern and the degree of responsiveness of the respective instructor(s).
Assure understanding
- Das würde bedeuten, dass [...].
- Habe ich Sie richtig verstanden, dass [...].
- Ich sollte also [...]. Ist das richtig?
- Wenn ich [das]/[Sie] richtig verstanden habe, heißt es, dass [...].
Thank you
- Vielen Dank/herzlichen Dank.
- Ich bedanke mich ganz herzlich.
- Vielen Dank für Ihr Entgegenkommen.
- Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Saying goodbye
- Auf Wiedersehen!